Evolución Profesional » Gestion de Proyectos http://evolucionprofesional.com Ayudándote a encontrar tu profesión ideal Tue, 27 Jul 2010 10:18:15 +0000 en hourly 1 http://wordpress.org/?v=6184 Cambio de responsables en medio de los proyectos http://evolucionprofesional.com/cambio-de-responsables-en-medio-de-los-proyectos/ http://evolucionprofesional.com/cambio-de-responsables-en-medio-de-los-proyectos/#comments Thu, 22 Jan 2009 09:11:35 +0000 David Gonzalez http://evolucionprofesional.com/?p=134 Con la situación que estamos viviendo en que muchas empresas se estan restructurando, enviando personal a casa o moviendo gente entre departamentos o areas para hacer mas viable su situación económica, me he encontrado ya varios casos en los que de repente, la mitad del personal que trabaja en alguno de mis proyectos desaparece de la noche al día y de repente te ves intentando averiguar quien cubre el hueco de tal y quien asume las responsabilidades de cual.

La cosa no es facil. Cuando diriges proyectos de gran envergadura en el cual varias empresas, departamentos o centros estan involucrados y además de varios paises, tu gestión se puede volver mas que complicada. ¿Como encuentras los recursos que ayer tenias para cumplir la fecha de entrega de mañana si de repente no sabes quien es el responsable de la tarea que asignaste hace una semana?

Mi recomendación en estos casos es escalar al mas alto nivel que se pueda para volver a completar el organigrama del proyecto lo antes posible. Intentar que toda persona involucrada en él tenga un back-up permanente y al tanto de lo que se esta haciendo, y tener siempre la lista de contactos a mano de otras personas del mismo departamento o con la misma experiencia que puedan suplir una baja repentina. Si no, os podeis imaginar el caos de repente. Los que han puesto el dinero pidiendo que las cosas se cumplan tal y como estaban previstas, y los que tienen que hacerlas diciendote que no pueden porque han cambiado el personal o se ha ido (o han echado) a la mitad de la gente. Y, tu mientras tanto, apagando fuegos. ¿Que os parece la situación? :-)

Cambio de responsables en medio de los proyectos gestion proyectos

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]]> http://evolucionprofesional.com/cambio-de-responsables-en-medio-de-los-proyectos/feed/ 1 Estructura típica de un proyecto en una empresa http://evolucionprofesional.com/estructura-tpica-de-un-proyecto-en-una-empresa/ http://evolucionprofesional.com/estructura-tpica-de-un-proyecto-en-una-empresa/#comments Thu, 01 Jan 2009 04:49:50 +0000 David Gonzalez http://evolucionprofesional.com/estructura-tpica-de-un-proyecto-en-una-empresa/ Todo proyecto tiene unas fases, lo que conocemos por el ciclo de vida del proyecto. Saliendonos un poco de los estandares internacionales en los cuales nos basamos casi todos para crear nuestro metodo de gestión, cada empresa o profesional aplica su propia metodologia adaptada a sus necesidades, es por ello que en general, como director de proyectos te encontraras tipicamente con las siguientes fases, adaptadas mas o menos a la filosofia o el campo de especializacion de tu empresa:
  1. Pre-planteamiento: idea muy generica sobre lo que queremos hacer, se preparan diagramas de alto nivel, graficos, mapas mentales generales, etc.
  2. Planteamiento: se general el primer documento indicando los puntos basicos de lo que queremos hacer, es la base para que otros departamentos entiendan nuestra peticion o propuesta
  3. Brainstorming: los equipos involucrados se preparan para una sesión en la cual se obtendran ideas sobre la mejor solucion a implementar.
  4. Diseño: se hace el diseño inicial de cómo se va a implementar nuestra idea
  5. Diseño específico-técnico: se preparan documentos muy detallados con todos los parametros que debe cumplir nuestro proyecto
  6. Desarrollo: se ejecuta el diseño, se construye lo planificado, se codifica el programa
  7. Implementacion en pruebas: se hacen las pruebas iniciales para comprobar el resultado y se corrigen errores en el diseño y desarrollo hasta que el producto cumple con lo que queremos.
  8. Lanzamiento: nuestro producto o servicio esta listo para ser lanzado al mercado o ser distribuido
  9. Seguimiento y monitorización: se supervisa si el producto o servicio cumple nuestras expectativas
  10. Cierre: se cierra y concluye el proyecto

Si te encuentras con la necesidad de planificar un proyecto y no tienes a mano una metodologia creada y ajustada o simplemente necesitas una guia, estas 10 fases pueden servirte para preparar tu plan de accion, ajustandolas a tus necesidades y soluciones.

Estructura típica de un proyecto en una empresa gestion proyectos

 

 

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]]> http://evolucionprofesional.com/estructura-tpica-de-un-proyecto-en-una-empresa/feed/ 0 Lecciones Aprendidas, mejora en la gestión de proyectos http://evolucionprofesional.com/lecciones-aprendidas-mejora-en-la-gestin-de-proyectos/ http://evolucionprofesional.com/lecciones-aprendidas-mejora-en-la-gestin-de-proyectos/#comments Wed, 31 Dec 2008 14:38:59 +0000 David Gonzalez http://evolucionprofesional.com/lecciones-aprendidas-mejora-en-la-gestin-de-proyectos/ Lecciones Aprendidas, mejora en la gestión de proyectos gestion proyectos Una de las funciones principales de todo director de proyectos es documentar todo aquello que ocurre durante el transcurso del mismo, pero normalmente es durante la fase final de este cuando se elaboran o se deben elaborar con todo detalle los informes de evaluación, incluyendo todos los detalles sobre como ha ido: problemas encontrados, soluciones utilizadas, decisiones tomadas, etc, de modo que un equipo totalmente diferente pueda utilizarlos posteriormente si se diera la necesidad de ejecutar algo parecido.

Conjuntamente con estos informes de evaluación final, también es importante dedicar algún tiempo a escribir lo que se conoce como el Informe de Lecciones Aprendidas, para que, tanto nosotros como los nuevos colaboradores, podamos aprender de los errores cometidos.

El error más usual es realizarlo varias semanas después de que todo haya concluido y hablar con el equipo para analizar “qué salió mal” (siempre habrá cosas que no habrán salido conforme a lo planeado). En ese momento, como el proyecto ya ha terminado, la mayoría de los problemas se han olvidado o solucionado, por lo que el informe no los reflejará tan detalladamente, y no servirán tanto para futuros proyectos.

Una buena costumbre es llevar siempre un cuaderno de seguimiento, e ir anotando todo lo que no sale de acuerdo a lo previsto, y cuáles son las consecuencias y soluciones que se han ido encontrando. Una vez finalizado el proyecto, podremos recopilar mucha más información revisando nuestro cuaderno y hablando con nuestro equipo, y nuestro informe será mucho más completo y útil. Estas “Lecciones Aprendidas” son un valioso recurso que debe incluir todo aquello que consideres que puede ser de utilidad para el futuro, si tuvieras que volver a hacer el proyecto de nuevo.

No te descuides, es tan importante el resumen de lecciones aprendidas como cualquier otro documento oficial del proyecto que acabes de terminar, porque de este depende la mejora de los procesos, procedimientos, soluciones y decisiones que no tuvieron el resultado que se espero de ellas.

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]]> http://evolucionprofesional.com/lecciones-aprendidas-mejora-en-la-gestin-de-proyectos/feed/ 0 De la idea al producto final http://evolucionprofesional.com/de-la-idea-al-producto-final/ http://evolucionprofesional.com/de-la-idea-al-producto-final/#comments Wed, 31 Dec 2008 06:17:07 +0000 David Gonzalez http://evolucionprofesional.com/de-la-idea-al-producto-final/ Estoy seguro que todos los que habeis trabajado en la gestión o coordinación de proyectos habeis reido con este grafico humoristico sobre las vicisitudes de lo que un proyecto realmente hace desde que el cliente nos explica su idea hasta que el producto es entregado. Simplemente no podia contenerme de ponerlo tambien en nuestro portal de habilidades :-) .

 clasico_proyecto_de_sistemas-full

 

 

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]]> http://evolucionprofesional.com/de-la-idea-al-producto-final/feed/ 0 Como hacer una buena supervisión http://evolucionprofesional.com/como-hacer-una-buena-supervision/ http://evolucionprofesional.com/como-hacer-una-buena-supervision/#comments Sat, 06 Dec 2008 17:00:00 +0000 David Gonzalez http://evolucionprofesional.com/?p=50 La supervisión es una herramienta indispensable para un control efectivo de cualquiera de los proyectos y acciones en los que andamos metidos, implicandonos el observar e influir sobre las actividades y objetivos principales que pretendemos llevar a cabo.

Para ser eficiente, la supervision tiene que realizarse de manera organizada, y utilizarse para informar a las otras personas involucradas en aquello que estamos controlando sobre el progreso y los problemas que vayan surgiendo a medida que vayan siendo detectados. La supervisión se concentra sobre todo en actividades de ejecución a corto plazo.

Propósito de la supervisión

La supervisión es un proceso de rutina. Comienza una vez terminada la fase de planificacion de nuestro proyecto y acaba cuando éste llega a su fin. En realidad, al supervisar, lo que vamos a hacer es mantener un historial de los problemas que han ido surgiendo para:

  • Anticipar nuevos problemas similares
  • Detectar problemas y fallos actuales
  • Corregir problemas y rediseñar ciertas actividades
  • Generar retroalimentación
  • Estimular el progreso
  • Motivar

¿Qué se supervisa?

Los puntos específicos a supervisar varían de acuerdo con los proyectos, pero generalmente incluyen una gama de factores relacionados con el funcionamiento, la parte técnica del mismo o de costes. Para ello lo mejor es crear un buen plan de supervisión que incluya por ejemplo:

  • Actividades y progreso de nuestro proyecto segun sus objetivos: cada actividad y tarea importante debe supervisarse para estar informados en todo momento si no estamos desviando o no del objetivo final que nos hemos marcado.
  • “Entrega” del proyecto: si el proyecto tiene etapas de interacción entre nuestro equipo y otras entidades externas, hay que comprobar si estas acciones de comunicación se cumplen (es decir, ¿enviamos la informacion adecuada en los momentos acordados a quienes deben recibirla?), así como la opinión de las partes involucradas. Tenemos que asegurarnos que aquellos que deben ir validando las diferentes partes del proyecto, realizan su valoración del mismo cuando toca, para evitar sorpresas una vez que todo esté terminado.
  • Disponibilidad y utilización de recursos: comprueba los recursos previstos y reasígnalos, si es posible, para ahorrar costes.
  • Programa real y cambios en el mismo: generalmente hay que hacer un seguimiento detallado en aquellos proyectos en los que se prevee que va a haber cambios en el programa antes de la puesta en marcha del mismo.

¿Cómo se realiza una buena supervisión?

Aquí tienes algunos pasos para un buen proceso de supervisión:

  • Determina qué será supervisado (indicador/medida), según el tipo de tarea/actividad que se supervise.
  • Decide cómo (de qué forma/manera) y cuándo (en qué intervalos) se supervisará. Elige el modo o la herramienta para supervisar, según lo que se supervise. Para la supervisión financiera, sería apropiado un programa de contabilidad o una hoja de Excel. Para las actividades o los recursos humanos quizás convenga una lista de tareas, y para tareas generales se puede utilizar una lista de puntos de control.
  • Cuando supervises, desarrolla formas de registro simples, cortas y concisas.
  • Supervisa tal y como ha sido previsto, y registra lo que vayas observando.
  • Define todos los problemas que logres identificar.
  • Considera si el problema(s) es tan importante como para buscar una solución, si la solución es urgente, si el problema está haciéndose más grande o más pequeño, y si está relacionado con algún otro problema.
  • Además, supervisa cómo se ajusta la nueva solución al problema, y haz un informe al respecto.

En resumen, se trata de tener bajo control en cada momento las actividades que realizamos para alcanzar un objetivo, con informacion en tiempo real (o quasi-real) del estado de cada uno de nuestros procesos, nos sera mas facil adaptarnos a cambios y situaciones imprevistas, o corregir fallos que no pudimos detectar durante la fase de planificacion de lo que queriamos hacer.

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