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Uno de los puntos mas importantes en nuestras habilidades de comunicación es la forma en la que hacemos preguntas a los demás y obtenemos la informacion que buscamos. Tenemos varias formas de hacerlo, y vamos a ver cinco de ellas.

Preguntas Abiertas/Preguntas Cerradas

Hay dos clases de preguntas: las llamadas abiertas y las cerradas.

Tenemos muchos ejemplos de buenas preguntas cerradas.  Las preguntas cerradas son las que nos proporcionan información específica.  Los ejemplos incluyen:

• ¿Cómo te llamas?
• ¿Terminaste tu tarea?
• ¿A que hora llegas?

Por lo general, éstas no son difíciles, son directas y la comunicación es bastante simple.  Sin embargo, cuando se trata de hacer preguntas abiertas generalmente dudamos.  Estas son las preguntas que nos ayudan a obtener más información, aclarar ideas y opiniones y nos ayudan a saber de donde vienen las personas.  Los ejemplos incluyen:

• ¿Que opinas?
• ¿Que te gustaría que haga?
• ¿Me puedes explicar lo que piensas que ha sucedido?
• ¿Que pasaría si yo…?

Nuestro objetivo es mejorar y reforzar nuestra conversación obteniendo a la vez toda la información que necesitamos de nuestro interlocutor. El problema es que cuando haces muchas preguntas de este tipo (abiertas) las personas se sienten como si estuvieran sujetas a un interrogatorio.

Hacer Pausas

Una segunda forma muy efectiva de obtener información es hacer  pausas. Deja de hablar.  Permite que sea la otra persona la que hable; déjala llenar el vacío. Por regla general tendemos a no soportar el silencio en una conversación, sino se nos vuelve incomoda, y si sabemos jugar con las pausas será la otra persona la que se lanzara a hablar proporcionando mas información para evitar esos silencios incómodos.

Preguntas Reflexivas

Una tercera forma es hacer una pregunta reflexiva o una pregunta espejo. Por ejemplo, la persona acaba de decir, “Lo que realmente deseo es más variedad en mi trabajo,” y tú puedes responder haciendo una reflexión,  “¿Variedad?” La pregunta reflexiva a menudo proporciona una respuesta expandida sin que parezca que se están haciendo más preguntas.  Por supuesto, esto se usa mejor en conjunto con una pausa.  Las preguntas o frases reflexivas se enfocan en clarificar y resumir sin interrumpir el flujo de la conversación.  Indican su intención de comprender los pensamientos y sentimientos de quien hace el envío.

Parafrasear

Un cuarto método que es particularmente útil para asegurarse que tienes claro lo que la persona dice es parafrasear lo que acaba de decir en sus propias palabras.  Ejemplo: “Por lo tanto, si te comprendo correctamente, quieres decir que….”

Puedes usar esta respuesta para mostrar que deseas aumentar la precisión de tu comprensión de lo que se acaba de decir.  Tal vez también puedes usarlo para asegurarle al que habla que estas escuchando lo que acaba de decir.  Finalmente, el parafrasear reasegura al que habla que está explicándose correctamente.

Pregunta Resumen

El ultimo método que se utiliza a menudo cuando la conversación decae es la pregunta resumen. Por ejemplo: “Has tratado de ignorar el olor de la colonia de tu colega, has hablado con el respecto cómo eso afecta a tu alergia y has tratado de cerrar tu puerta para eliminar el olor en tu espacio de trabajo.  Nada de esto ha funcionado, y ahora me pides que intervenga.  ¿Es esto así?”

Ahora ya puedes ir practicando, no hay excusa para no mejorar tus habilidades de comunicación.

Las habilidades de comunicación interpersonal son el vehículo mediante el cual se hacen claras las interacciones entre tu y otras personas. La mayor parte de la comunicación que existe entre personas es de un solo sentido sin que cualquiera de las partes realmente escuche a la otra o entienda con precisión lo que se dijo. De hecho, si lo piensas, la cultura moderna y la sociedad en la que vivimos a menudo nos enseñan a evitar la comunicación de dos sentidos debido a que es demasiado personal e impositiva.

La investigación ha demostrado que la productividad y el servicio que ofrecemos a nuestros clientes están directamente enlazados con la calidad de las relaciones existentes dentro de nuestra organización. Cuando los empleados, compañeros, clientes, sienten que son valorados, que se les escucha, que se preocupan por ellos y tienen un sentido de responsabilidad compartida, sus actitudes son positivas y su desempeño es diferente.

Sin considerar tu posición en el organigrama de tu empresa, tu éxito de la misma está completamente influenciado por la calidad de tus relaciones con tus colegas, jefes y subordinados, afectando principalmente a tres áreas:

• Tu satisfacción en el trabajo.
• Tu habilidad de obtener la información y el respaldo que requieres para hacer tu trabajo
• Tu habilidad para comprender mensajes y tu deseo de llevarlos a cabo.

Para desarrollarte como profesional, para mejorar tu relación con tu entorno e incluso para tu vida personal, existen algunas características principales que son importantes en las relaciones que mantienes a diario. Estas son:

• La habilidad de alabar con sinceridad
• La habilidad de comprender lo que implica el trabajo de otros
• La habilidad de confiar en el trabajo de los demás
• La habilidad de ser cálido y amigable
• La honestidad
• La libertad para disentir y discrepar

Tu capacidad para desarrollar estos puntos y aplicarlos en tu dia a dia laboral es la clave para mejorar tus habilidades de comunicación. ¿Como crees que lo llevas? ¿Puedes ver si en tu entorno también se ponen en practica? El entorno laboral y la buena marcha de la empresa depende en gran medida del correcto desarrollo de los puntos anteriores, así que vale la pena identificar donde andamos un poco cojos y trabajar en ello.