Estas son tomadas como una herramienta necesaria, fundamental y eficaz llegado el momento de llevar a cabo los objetivos de la empresa y, para que resulten efectivas debemos tomar en cuenta ciertos aspectos:

·        Es importante que cada una de las personas que formen parte de la reunión, exponga sus ideas y exprese su punto de vista. Deben participar únicamente los empleados que tienen relación directa con los temas a tratar.

·        Determinar el objetivo y los temas de la charla, los mismos deberán ser conocidos por todos los integrantes de la reunión antes del comienzo. Una vez establecido, ajustarse a el para no desviarse del tema.

·        Es preciso que exista orden y respeto para obtener ideas claras. Resulta fundamental escuchar cada una de las opiniones sin interrupciones, gritos ni peleas sin imponer el convocante su propia voluntad.

·        Una vez que finaliza la reunión es preciso llegar a una conclusión, resaltando temas y decisiones importantes.

También existen ciertas pautas que se utilizan para hacer de estas reuniones un momento ameno y agradable, concreto y con resultados óptimos. Algunas que deberás tomar en cuenta son:

·        El tiempo es un bien muy valioso que debe ahorrarse, por tal motivo las reuniones deben ser cortas, concisas, eficientes y productivas.

·        Planificar.

·        Determinar la necesidad de la reunión. No convocar si no es necesario.

·        Reducir  las reuniones para que el trabajador tenga el tiempo y la oportunidad de producir dentro de su jornada laboral

Queda claro que el intercambio de ideas es importante por eso mismo asistir a las reuniones de trabajo es un hecho fundamental dentro de la empresa. Seguramente hayas asistido a alguna y sabrás que las hay tanto productivas como inservibles. Este tipo de reuniones inútiles hace perder el tiempo de los participantes y se lleva a una “ineficacia colectiva”

La reunión como bien dije antes, es una herramienta y por eso mismo, hay que saber utilizarla de la mejor manera para multiplicar los logros. El riesgo a fracasar siempre esta latente pero, si pones en práctica las pautas anteriores no tendrás de que atemorizarte.

¿Para qué necesitamos las reuniones?

En realidad los individuos asisten a las reuniones por diversas razones, que no siempre están vinculadas con el logro de la tarea o el objetivo que nos proponemos conseguir. Las personas tenemos necesidades básicas que sólo se satisfacen con el contacto físico y la sensación de “familia” o “grupo tribal” que ésta nos provee. A cambio, estas personas emprenden tareas en nombre del grupo cuya realización trae como recompensa el reconocimiento de los otros miembros y del entorno, lo que a su vez refuerza el vínculo entre el individuo y el grupo.

La necesidad humana de reunirse
Existen varios motivos por los cuales no podemos sentar alrededor de una mesa durante un buen rato. ¿Que nos impulsa a ello?

1 -  La necesidad de pertenecer

La reunión es una buena ocasión en la cual podemos hacer que el grupo utilice sus recursos colectivamente. El hombre ha combinado siempre sus recursos con los de otros para obtener un mejor resultado desde tiempos ancestros, cuando incluso para traer alimento en casa habia que reunirse para ir a cazar en grupo. En realidad, la raza humana, cuando quiere, es muy buena en ello, hacer cosas en conjunto para lograr mayores metas. Toda reunion puede ser una gran oportunidad para generar sinergias, crear ideas, posibilidades y oportunidades –poco probables individualmente en la mayoría de los casos – para crear un plan de acción concertado que sea más eficaz y sirva a nuestros propositos.

La calidad de pertenencia al grupo puede sin embargo cambiar facilmente cuando las personas no desean ser vinculadas al mismo, por la razón que sea, y pueden alcanzar su disociación por el simple hecho de no asistir a una reunión. El hecho de no presentarte a ese encuentro es una señal clara que (si no te ha pasado nada evidentemente), no deseas pertenecer a él. Alternativamente, las personas pueden asistir para ser asociadas con un cierto individuo(s) (¿no has escuchado corrientemente a alguien decir que tiene que ir a una reunión con el director general o presidente de la asociación?…), porque les de un cierto reconocimiento, estatus o motivación especial.

2 -  La necesidad de logro y reconocimiento

La clave para que la actividad de grupo sea una experiencia satisfactoria, es que sea  una actividad de éxito o que posea un alto grado de reconocimiento exterior.  Los grupos que fallan y dan mala imagen son algo que  todos tratamos de evitar ya que nadie desea ser asociado al fracaso, sobretodo si tu prestigio profesional esta en juego. Asi que, para conseguir este nivel de satisfacción y de salir reforzado en su papel dentro del grupo, el individuo a menudo está dispuesto a hacer aún más trabajo, a hacer un sacrificio personal en favor del grupo, si con ello consigue ese reconocimiento, algo que no se daría si trabajara solo.

3 -  La necesidad de estar “en el saber”

Cada grupo crea su propia fuente de conocimiento, experiencia, juicio y métodos compartidos.  Necesitamos saber lo que saben los otros compañeros para poder funcionar bien. La fuente de conocimiento ayuda a los integrantes a hacer su trabajo más efectivamente, porque aumenta de manera importante la velocidad y la eficacia de la comunicación.

Igualmente, al tomar decisiones y crear nuevas ideas, esta fuente provee un sentido intuitivo de qué es lo que funcionará y qué no lo hará, y evitará un largo periodo de evaluación de nuevas ideas analizadas por separado. La reunión contribuye enormemente a la alineación del compromiso en el grupo, que para ser eficaz necesita constante actualización y expansión. Así, las reuniones pueden proveer una manera efectiva de hacer esto. Con grupos nuevos ademas, los nuevos miembros necesitan familiarizarse los unos con los otros, por lo que sentarse todos juntos de forma regular favorecera la creación de la atmosfera necesaria para el buen funcionamiento del equipo.

4 -  La necesidad de acción

Lo último, y más importante, una reunión crea un compromiso para tomar acciones. Las decisiones tomadas sólo son efectivas cuando se ponen en práctica. Una vez que se ha decidido algo, incluso si originalmente te habías opuesto a la idea, debes aceptar y realizar lo convenido, en virtud de tu calidad de miembro. Es algo de bastante sentido común, pero que a veces se nos pasa por alto. El grupo funciona de forma democrática dentro de las lineas marcadas por el proyecto/director del proyecto. Cuando, dentro del margen de maniobra que tengamos, se decide ejecutar algo, tanto aquellos que estuvieron de acuerdo como los que no deben seguir la línea marcada por el grupo en su conjunto.

En otras palabras, las personas intentamos satisfacer nuestras necesidades como individuos y como grupo, queramos o no. Para diseñar una buena reunión hay que tener esto en cuenta y tratar de convertirlo en una fuerza positiva, que aporte energia al logro de la tarea.

Aquí tenéis tres cosas que podéis aplicar para conseguirlo:

1. Habla con todos de algo que NO tenga nada que ver con el tema de la reunión antes de empezarla formalmente. Comenta cualquier cosa que pueda crear un clima de conversación cálido y sosegado entre los participantes. No toques nada de negocios, quita la presión a la gente y deja que te conozcan por alguna otra faceta que no sea tu cargo en la empresa. Procura que todos intercambien unas palabras entre ellos, esta atento y encuentra temas que puedan tener en común dos o mas participantes (pueden ser de una misma ciudad, de un mismo equipo de deporte, haber venido en el mismo vuelo, etc).

2. Una vez empiece la reunión, haz una “Round Table” de presentaciones formales. Haz que cada uno de ellos, incluyéndote a ti, de unas pinceladas de su perfil profesional de cara a los otros, haz alguna pregunta de cortesía si quieres, pero aun no entres en el tema de la reunión. Procura seguir creando un clima relajado y amigable. Es importante que todos tengan ya una cierta soltura entre ellos, aunque haya sido solo cosa de unos minutos.

3. Finalmente, cuando ya estéis en plena reunión, aprovecha los descansos de pocos minutos o pausas para hacer un café para retomar conversaciones que no tengan que ver con la reunión. Procura tener a los asistentes relajados y procura que las discusiones no sigan por los pasillos fuera de la sala, o perderás el control de la misma. Haciendo notar que tomas de negocios se tratan solo en la sala y que fuera podéis explayaros mas tranquilamente, creará también una descarga de estrés si lo que estáis negociando es importante.