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5 mejores maneras de rastrear el tiempo

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Si usted posee o maneja un negocio, es probable que tenga que hacer un seguimiento del tiempo. El seguimiento del tiempo es una parte esencial de la gestión de un negocio rentable, pero a menudo se pasa por alto o no se hace correctamente. Seamos realistas, el seguimiento del tiempo no es algo que todos quieran hacer. Por lo tanto, muchas empresas recurren al seguimiento del tiempo de los empleados con lápiz y papel. El seguimiento del tiempo con papel y confianza no es la forma ideal de realizar un seguimiento del tiempo.

Hay muchas más razones por las que no debe realizar un seguimiento del tiempo con lápiz y papel:

Hojas de tiempo inexactas

Usar lápiz y papel o hacer que sus empleados envíen mensajes de texto en sus horarios de trabajo es pedir problemas. Es muy propenso a errores ya que los empleados suelen recurrir a adivinar cuánto tiempo trabajaron. Lo más probable es que sus hojas de tiempo sean inexactas ya que están rellenadas con horas. Es habitual que las personas bien intencionadas estimen sus horas trabajadas. Agregar 15 minutos de tiempo extra aquí y allá comienza a acumularse y se vuelve costoso con el tiempo.

Robo de tiempo

Además de las hojas de tiempo inexactas, el robo de tiempo a través de golpes de amigos es una de las grandes desventajas de usar hojas de tiempo de papel. Los golpes de amigos no significan que los amigos se golpeen en la cara. Es un término que significa que los empleados registran en nombre de otros empleados o compañeros de trabajo. No es difícil imaginar a otros empleados registrando o escribiendo a tiempo para compañeros de trabajo que no se han presentado a trabajar o sus trabajos asignados.

Mala letra

«Todos escriben lo mismo», dijo nadie. Uno de los aspectos difíciles de leer tarjetas de tiempo en papel es la mala escritura a mano. No es divertido tener que lidiar con la mala escritura en las tarjetas de tiempo. Es frustrante. Puede ser una tarea innecesaria que consume mucho tiempo si tiene dificultades para leer la letra en una tarjeta de tiempo en particular. Peor aún es tener que perseguir al empleado con mala letra, para verificar si los números son lo que usted piensa que son.

Tiempo perdido persiguiendo hojas de tiempo de papel.

Hablando de perseguir a personas con mala letra, no todos entregan sus hojas de tiempo a tiempo. No naciste para perseguir los horarios de las personas, entonces, ¿por qué no dejarlo en manos de un sistema diseñado para hacer esto?

Compartiré con ustedes algunas estrategias sobre cómo realizar un seguimiento adecuado del tiempo. Vivimos en un día donde la tecnología puede hacer que las tareas repetitivas sean mucho más fáciles. Existen muchas tecnologías excelentes para el seguimiento del tiempo con mucha precisión. Ahorrará mucho dinero y un tiempo precioso si decide renunciar a las hojas de tiempo en papel y utilizar cualquiera de estas nuevas formas de seguimiento del tiempo.

Usar una aplicación móvil de seguimiento de tiempo

Hay muchas soluciones de software de seguimiento de tiempo en el mercado. La mayoría de las veces el software de seguimiento está diseñado para que los empleados lo usen en una computadora de escritorio. También hay nuevas aplicaciones de hojas de horas que vienen con aplicaciones móviles para empleados para entrar y salir.

La adopción de una solución de aplicación de seguimiento de tiempo móvil puede agregar un gran ahorro de dinero y tiempo a su negocio. Si elige usar una aplicación móvil de seguimiento de tiempo, asegúrese de usar una que se conecte con la nube. De esta forma, las entradas de tiempo de sus empleados pueden sincronizarse fácilmente con la nube, y los administradores pueden ver las entradas de tiempo. Una aplicación de seguimiento de tiempo móvil basada en la nube también es excelente en caso de que sus empleados pierdan sus dispositivos; Todavía tendrán sus tarjetas de tiempo almacenadas en la nube.

¿Debería proporcionar a sus empleados dispositivos de la empresa? No No tiene que proporcionar a los empleados dispositivos de la empresa; simplemente pueden usar sus teléfonos inteligentes. La mayoría de los empleados tienen teléfonos inteligentes en estos días, por lo que los costos adicionales de las tabletas o teléfonos provistos por la compañía son innecesarios: descargue una de las muchas aplicaciones de seguimiento de tiempo y obtenga el tiempo adecuado de su equipo.

Quiosco o Terminal

Puede haber varias razones por las cuales es posible que no desee que sus empleados se registren con sus teléfonos inteligentes. Si se encuentra en tal situación, puede considerar usar un quiosco de reloj para permitir que sus empleados entren y salgan. Un terminal de reloj de tiempo o quiosco puede venir en muchos formatos. Puede encontrar relojes de hardware preconstruidos que vienen con lectores de huellas digitales o escáneres de credenciales. Por lo general, tienen una tarifa única o pueden tener una tarifa mensual recurrente por actualizaciones o actualizaciones.

También hay otra versión de quioscos de reloj de tiempo, aplicaciones móviles que se ejecutan en tabletas. Por ejemplo, puede descargar una aplicación móvil de seguimiento de tiempo en un teléfono inteligente o tableta y montarla en una pared para que su fuerza de trabajo pueda entrar / salir utilizando un PIN único. Algunas aplicaciones de seguimiento de tiempo de kiosco para iPad o tableta vienen con una función de reconocimiento facial que garantiza que los empleados sean quienes dicen ser. Si la cara del empleado no coincide con lo que está en el archivo, se puede alertar a un administrador o una persona de Recursos Humanos sobre un reloj fraudulento y se marca la entrada de la hora.

GPS y reloj de geofencing en

Una de las tendencias de crecimiento más grandes con el seguimiento del tiempo es el uso de GPS y tecnología de geofence, para garantizar que los trabajadores estén realmente donde dicen que están. El seguimiento del tiempo, junto con el seguimiento por GPS, puede ser una forma muy poderosa de agregar responsabilidad a su organización. Si sus empleados están ingresando desde su casa cuando necesitan ingresar desde el lugar de trabajo, una aplicación de seguimiento de tiempo GPS puede ayudar a detener ese mal comportamiento.

Si elige utilizar una aplicación de seguimiento de tiempo GPS, asegúrese de utilizar una que siga continuamente a su fuerza laboral durante todo el día. Si no, los malos empleados aún pueden vencer al sistema; simplemente registrarán en la ubicación requerida, y lo que suceda entre los puntos de entrada / salida del reloj no se capturará.

Una geovalla es un límite virtual creado alrededor de un área geográfica. Geofencing, cuando se combina con el seguimiento del tiempo, puede ser muy poderoso. La ventaja de usar una aplicación de seguimiento de tiempo de geovalla es que se les puede recordar a los empleados que ingresen o incluso mejor que se registren automáticamente cuando lleguen dentro de la geovalla. A algunas personas les cuesta recordar acordarse, por lo que eliminar esta carga adicional puede ser un gran ahorro de tiempo.

La tripulación o supervisor supervisa

En industrias como la construcción, puede tener un capataz contratando a su tripulación o miembros. Algunos sistemas de seguimiento del tiempo tienen la capacidad de permitir que un capataz o líder de la tripulación registre su equipo. Tal sistema puede ser otro gran ahorro de tiempo para el líder de la tripulación. Los líderes de la tripulación también pueden capturar y adjuntar fotos a las entradas del reloj para garantizar eso.

Reloj SMS entrante y saliente

Los teléfonos con tapa son una raza moribunda; Sin embargo, algunas personas simplemente no pueden vivir sin ellos. También puede vivir en un área donde los trabajadores no pueden pagar un teléfono inteligente. Esto es cuando marcar por SMS puede ser muy útil. Los empleados pueden simplemente enviar o recibir mensajes de texto para registrarlos en trabajos específicos. Esta es una forma muy simple pero precisa de registrar. Es posible que el texto SMS no capture el tipo de contexto que una aplicación móvil de seguimiento de tiempo podría capturar. Sin embargo, es mucho mejor que usar hojas de horas de papel.

No utilice papel para llevar un registro del tiempo. Usar papel puede parecer una ruta más barata, pero la realidad es que es una opción más costosa. Las hojas de tiempo en papel se pueden utilizar con errores que pueden ser muy costosos.

La mayoría de los empleadores no realizan un seguimiento de las hojas de tiempo o registros de papel anteriores. Las demandas por salarios laborales son una tendencia creciente en los Estados Unidos. Los empleadores que dependen de los registros en papel de la tarjeta de tiempo generalmente se quedan en una posición desafortunada si no tienen suficientes documentos para probar su caso.

Fuente de la imagen: www.pexels.com

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