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El costo de las reuniones virtuales

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El costo y el valor de las reuniones de personal dentro de una empresa pueden ser una gran pérdida de tiempo y dinero. Muchos estudios han analizado cuánto tiempo se pierde en las reuniones en el trabajo, y la mayoría de los trabajadores de oficina pueden confirmar esto de forma anecdótica.

Los líderes empresariales inteligentes y los gerentes eficientes comprenden el costo de las reuniones innecesarias y trabajan duro para evitar esto cuando sea posible. Esto a menudo incluye la implementación de procedimientos estrictos de reunión, como límites de tiempo y solo invitar a aquellos que necesitan estar allí. También puede incluir el uso de tecnología de comunicación para llevar a cabo reuniones de forma remota, como Slack o Skype, para ahorrar tiempo.

Cuando la pandemia de Covid-19 golpeó y el Reino Unido (y gran parte del mundo) fue puesto bajo llave, la mayoría de los empleados de oficina comenzaron a trabajar desde casa, y con esto, naturalmente, se produjo un aumento en el tiempo dedicado a las reuniones.

Trabajar desde casa significa que el personal ya no puede acercarse al escritorio de sus colegas para hacer una pregunta rápida, o unirse al grupo matutino para tener una idea de las tareas y objetivos del día. Esto ha llevado a un aumento en el tiempo dedicado a reuniones en línea, utilizando aplicaciones como Zoom y Skype.

La orientación existente del Reino Unido sobre Covid-19 establece que cualquier persona que pueda trabajar desde casa (como la mayoría de los trabajadores de oficina) debería continuar haciéndolo, por lo que es poco probable que el tiempo dedicado a las reuniones disminuya a corto plazo.

Con esto en mente, el equipo de CIPHR, una de las principales compañías de software de recursos humanos del Reino Unido, decidió analizar el verdadero costo del tiempo dedicado a las reuniones, así como qué más se podría hacer con este tiempo, creando un calculadora de reunión virtual.

Para alguien que pasa una hora típica en reuniones en el trabajo, su tiempo basado en un salario de £ 45,000 equivaldría a £ 474 por mes gastado en reuniones, en un total de 20 horas por mes. La calculadora también muestra que en este momento, ¡podrías hacer tu propio papel higiénico!

Para un miembro más antiguo del personal, como un gerente de oficina o ejecutivo, el tiempo dedicado a las reuniones por semana suele ser mucho mayor.

Suponiendo que un ejecutivo con un salario de £ 120,000 por año gasta la mitad de su tiempo, alrededor de 20 horas por semana, en reuniones, equivaldría a un costo asombroso de £ 5,095 por mes. O, como lo ilustra la calculadora de la reunión, ¡la misma cantidad de tiempo que tomaría lavarse las manos mientras tarareaba feliz cumpleaños dos veces, 14.400 veces!

Al comentar sobre el lanzamiento de la calculadora de reuniones virtuales, David Richter, director de marketing de CIPHR, dijo: «Esta nueva calculadora da un giro desenfadado al aumento repentino de reuniones virtuales y chat al que muchas organizaciones se están adaptando».

«La próxima vez que esté a punto de enviar una solicitud de reunión virtual, piense: ¿podría ser este un correo electrónico? ¿Se requiere realmente a cada persona en la lista de invitación (o falta alguien importante)? ¿Realmente tomará una hora, o serán suficientes 15 o 30 minutos? Y cuando esté en una reunión virtual, respete el tiempo de sus compañeros de trabajo y manténgase en el tema. Del mismo modo, si bien las aplicaciones de chat son una excelente manera para que los colegas se mantengan en contacto de manera informal, demasiadas notificaciones pueden terminar distrayendo. Si desea una respuesta a una pregunta que no sea urgente, el correo electrónico puede ser el mejor. Y si necesita un bloque de tiempo para concentrarse en una actividad, cambie la configuración de las notificaciones a «no molestar».

Agregó: “Recuerde, las reuniones virtuales y las aplicaciones de chat son solo algunas de las formas de comunicar información; para anuncios críticos, las organizaciones pueden encontrar más efectivo el uso de la funcionalidad disponible en sistemas especializados de recursos humanos como CIPHR «.

Fuente de la imagen: unsplash.com/

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