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Errores comunes en la selección de software de recursos humanos

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Introducir tecnología en su gestión de recursos humanos y su nómina es un paso crucial hacia un crecimiento eficiente. Los beneficios son obvios: sus especialistas tienen más tiempo disponible, el crecimiento del equipo se vuelve tangible y las áreas potencialmente riesgosas son mucho más evidentes. Sin embargo, esto es posible en los mejores escenarios.

Algunas compañías tienen suerte con su primera elección de un sistema de Recursos Humanos, mientras que para otras, se necesita prueba y error para encontrar una combinación que funcione. Para garantizar una adopción exitosa del software de recursos humanos en su empresa, es mejor estar al tanto de los posibles errores y dificultades. Preparamos una lista de verificación y una guía para la adopción de tecnología de recursos humanos, para que su equipo pueda evitar correr riesgos.

Error # 1 – Una elección apresurada

A menudo, los equipos eligen software de recursos humanos basándose en su funcionalidad, interfaz y revisiones. Evaluar las ofertas y la reputación de la empresa es esencial, pero toda esta información no le servirá de nada si no tiene una visión final. Al final, el software de recursos humanos debe adaptarse a las necesidades de su empresa.

Los equipos que comienzan a adoptar software de recursos humanos sin identificar necesidades, problemas, inquietudes de los empleados y objetivos comerciales tienen muchas más probabilidades de fallar.

Error # 2 – La falta de comprensión

Cuando el equipo de una empresa no comprende Software de recursos humanos, su funcionalidad y operaciones básicas, es natural que prefieran confiar en los profesionales. Este enfoque no está mal, pero es arriesgado. Si encuentra un proveedor de software confiable desde el primer momento, es posible obtener una información valiosa de inmediato. Sin embargo, en muchos casos, los proveedores no serán transparentes sobre todas las razones por las cuales su herramienta no es adecuada para su empresa.

Un equipo necesita tener una comprensión básica de los tipos de software de recursos humanos, la funcionalidad, las funciones esenciales y adicionales. Armados con este conocimiento, los gerentes distinguirán fácilmente a los proveedores confiables y poco confiables.


Error # 3 – Comunicaciones erróneas con los empleados

Bajo ninguna circunstancia, los gerentes deben considerar implementar un software de recursos humanos sin conocer las opiniones de un empleado. Es probable que no necesiten algunas funciones o que los gerentes pasen por alto las importantes. Esto es especialmente importante para las empresas que trabajan con muchos departamentos. No hay forma de que una persona pueda conocer los detalles de cada campo y pueda evaluar el software de recursos humanos de manera objetiva.

Error # 4: no prestar suficiente atención a la seguridad

El software de recursos humanos maneja muchos datos personales y financieros. Muchos equipos dan por sentadas las prácticas de seguridad, ya que piensan que la mayoría de los proveedores tienen cuidado al seguir los estándares. Sin embargo, no todas las herramientas en el mercado comparten el mismo nivel de calidad de cifrado, protección de almacenamiento e inmutabilidad de datos. Debe averiguar cómo y dónde se almacenará la información si se elimina, quién tiene los derechos de acceso y cómo navegar por los problemas de seguridad si aparecen. Si un proveedor no tiene respuestas para una de las tres preguntas cruciales, sus datos podrían verse en peligro.

Error # 5: ignorar los servicios al cliente

La funcionalidad y la interfaz de la plataforma de recursos humanos se consideran los principales factores de elección. Atrapados en el análisis de características y diseño, pocos equipos piensan lo suficiente en un equipo de soporte. Cuando implemente un sistema de recursos humanos, transfiera datos, enseñe a sus empleados y cambie de operaciones, necesitará orientación. De acuerdo a un investigación de consultoría HRIS, sus clientes consideran los siguientes criterios de evaluación de software:

Esto incluye acceso ilimitado a todos los materiales educativos, contacto directo con el equipo de soporte, variedad de canales de comunicación (correo electrónico, teléfono, redes sociales). Un proveedor debe decirle cómo y cuándo está listo para responder a sus solicitudes y tener una línea directa en caso de que ocurra una crisis urgente.

Software de recursos humanos: cómo evitar errores de selección

Ya sabe qué problemas potenciales debe tener en cuenta, pero obviamente, es aún mejor saber cómo enfrentar la situación de manera proactiva. Aquí hay seis pasos simples que puede hacer para garantizar una adopción exitosa de la tecnología de recursos humanos.

Determine las necesidades de su empresa.

  • Analice sus informes semanales, mensuales, trimestrales y anuales para obtener una representación numérica de la productividad, los resultados y el rendimiento de su equipo. Existen herramientas que miden estas métricas automáticamente, por lo que no tiene que pasar por montones de documentación.
  • Habla con los empleados. La realización de encuestas anónimas y entrevistas individuales son formas comunes de recopilar información directamente de su equipo.
  • Echa un vistazo a los competidores. A menudo, es posible que no se dé cuenta de que su equipo se está perdiendo algunas innovaciones o tiene un cuello de botella. Analizar la forma en que otras compañías manejan los mismos procesos podría ayudarlo a descubrir problemas ocultos.

Considere suficientes vendedores

  • Haga una lista corta de 10-15 proveedores y comuníquese con todos ellos de manera proactiva. En esta etapa, es tentador reducir el círculo de elección, pero la mejor manera de evaluar a un proveedor es a través de la comunicación personal.
  • Consultar expertos La estrategia de analizar múltiples ofertas tiene una desventaja: es fácil sentirse abrumado al considerar muchas herramientas simultáneamente. Es por eso que recomendamos contactar a los desarrolladores de software que han creado herramientas similares y han tenido información directa.
  • Considere las revisiones y las redes sociales. Aunque no todos pueden ser genuinos, los comentarios de los usuarios siguen siendo su mejor opción cuando se trata de tomar una decisión informada.

Asegúrese de que el software de recursos humanos se comunique con otros programas utilizados en la empresa

  • Las plataformas de recursos humanos no funcionan de manera independiente. Hay demasiadas áreas adicionales involucradas en el reclutamiento, la gestión del equipo, la incorporación y el monitoreo. Tener integraciones con CRM listos y personalizados, ERP, ATS y las herramientas de gestión son esenciales.
  • Los complementos son imprescindibles. La plataforma no debería limitarlo solo a la funcionalidad incorporada. Si el servicio no le ofrece oportunidades para expandirse más allá de las funciones principales, es una solución poco escalable.
  • Pruebe las versiones de demostración. Las ediciones de prueba del software también deben presentar integraciones básicas. Cuando esté probando un software de recursos humanos, debe saber cómo funciona con su CRM antes de realizar un pago final.

Asignar gerentes responsables

  • La implementación de recursos humanos debe ser su tarea de alta prioridad. No es un procedimiento rutinario de gestión o mantenimiento, sino una innovación que afectará la productividad de su empresa durante años. Asegúrese de que su equipo entienda este mensaje.
  • Necesita defensores de la innovación: personas que impulsarán la adopción de la herramienta, educarán a los empleados y resolverán problemas técnicos. Idealmente, estos deberían ser especialistas y desarrolladores de recursos humanos, ya que están involucrados en el reclutamiento y la tecnología.
  • Aliente a los miembros del equipo a apoyar el software de recursos humanos. Muéstreles los beneficios de usar una herramienta y no los sobrecargue con documentación y monitoreo. Aunque para muchas herramientas de recursos humanos, el control mejorado es realmente un beneficio clave, sus empleados no deberían ver una plataforma como un medio de supervisión.

Haga un mapa de implementación antes de lanzarlo

  • Utilizar mapas mentales y diagramas para visualizar la preparación e implementación de software de recursos humanos. Su equipo puede participar en el proceso de creación y edición de un mapa mental. Antes del lanzamiento, tales guías visuales deberían estar disponibles para cada miembro del equipo, para que no se sientan abrumados.
  • Crea un plan paso a paso. Su estrategia de implementación de tecnología de recursos humanos no debe ser caótica. Cree un algoritmo preciso que su empresa seguirá.
  • Discuta los procesos típicos con los proveedores. Los proveedores tienen mucha más experiencia en la implementación de software de recursos humanos: es su trabajo manejar esos cambios. Póngase en contacto con su proveedor para obtener una opinión experta.

Nunca dejes de entrenar a tu equipo

  • El proceso de acostumbrarse a una herramienta de recursos humanos no termina incluso en un año después de las implementaciones. Pueden aparecer sorpresas debido a nuevos lanzamientos, cambios de hardware o software, actualizaciones de integraciones. Hay muchos factores que podrían complicar repentinamente la experiencia del usuario, y es su trabajo estar siempre al tanto de ellos.
  • Predicar con el ejemplo. Entérese de explorar nuevas características del software, actualizar parches de seguridad y comunicarse con los proveedores. Los empleados deben ver que a sus gerentes les apasiona adoptar la innovación.

Línea de fondo

Los equipos están felices de adoptar las innovaciones que hacen que su trabajo y su vida sean más cómodos. Es por eso que la adopción exitosa de tecnología comienza con la comunicación. Mantenerse en contacto con su proveedor, consultar a los empleados y tener una opinión experta: estos son los hitos de las innovaciones de recursos humanos.

Además de eso, los gerentes deben recordar que el software de recursos humanos no se adopta de una vez. Es un proceso continuo que inevitablemente tomará meses. Incluso después de que su equipo se haya acostumbrado al nuevo software, nunca debe dejar de recibir sus comentarios y buscar formas de aumentar aún más la productividad. Es un proceso continuo, al igual que el crecimiento de un equipo en sí.

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