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Cómo decidir qué debe externalizar su oficina familiar

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Para cualquier familia con $ 100 millones o más en activos, administrar esos activos puede ser un trabajo de tiempo completo. Las familias ultra-ricas generalmente tienen docenas de fideicomisos y asociaciones, y una variedad de inversiones que requieren supervisión e informes de desempeño. También necesitan un sofisticado flujo de caja y gestión de liquidez, sin mencionar la extensa planificación fiscal, patrimonial y filantrópica.

La complejidad de realizar todas estas funciones puede ser abrumadora, por lo que un número cada vez mayor de familias con un patrimonio extremadamente alto están creando oficinas familiares para administrar su riqueza. En todo el mundo, Ernst & Young estima que hay 10,000 oficinas unifamiliares, de las cuales 5,000 están en los Estados Unidos. La mitad de estas oficinas familiares se han establecido en los últimos 15 años, impulsadas por el aumento global en el número de ultra ricos así como por la insatisfacción con las limitaciones de los productos y servicios financieros disponibles en la industria de servicios financieros. .

Aunque el establecimiento de una oficina familiar le da a la familia un mayor control sobre su riqueza, más privacidad y acceso a servicios personalizados, también tiene muchos desafíos. El principal desafío es que, a menos que una familia tenga al menos $ 1 mil millones en activos, establecer una oficina familiar de servicio completo que maneje todos sus asuntos probablemente tenga un costo prohibitivo. Esto se debe a que la contratación de unos pocos empleados de alta calidad puede costar fácilmente más de $ 1 millón al año.

Como resultado, muchas familias ricas intentan asumir demasiado con un personal limitado y terminan sub-atendiendo a la familia en áreas esenciales. O pasan la mayor parte de su tiempo administrando múltiples proveedores, mientras pagan tarifas excesivas a los asesores que no encajan bien, como los grandes bancos y las casas de bolsa que atienden a los ricos en masa.

Entonces, ¿cuál es la alternativa?

Para las familias ricas por debajo del umbral de $ 1 mil millones, una oficina unifamiliar debe ejecutar lean y externalizar algunas funciones a socios capaces. Pero las familias deben ser estratégicas sobre qué servicios prestan internamente, qué externalizan y cómo eligen a sus proveedores externos. Este artículo proporcionará un marco para tomar esas decisiones.

Servicios comúnmente prestados por oficinas familiares:

Las oficinas familiares pueden proporcionar una amplia gama de servicios.

La variedad de servicios de oficina familiar

Fuente: The St. Louis Trust Company

Tipos de oficinas familiares

Hay un dicho en la industria de gestión de patrimonios que dice «si ha visto una oficina familiar, ha visto una oficina familiar», porque la estructura y la función de estas empresas pueden variar ampliamente. No hay una plantilla establecida sobre cómo las oficinas familiares brindan los numerosos servicios que una familia rica necesita, desde la planificación fiscal y la estrategia de inversión hasta los servicios de fideicomisarios y la gestión de riesgos.

Sin embargo, las oficinas unifamiliares tienden a caer en las siguientes cinco categorías, a menudo con cierta superposición:

1. Oficina de coordinación. Estas oficinas familiares tienen poco personal, con uno a tres empleados, como un asistente administrativo o un ex empleado financiero o legal de la empresa familiar. Este tipo de oficina familiar generalmente maneja asuntos administrativos de nivel inferior, proporciona servicios de conserjería para la familia y coordina asesores externos.

2. Dentro del negocio familiar. A veces, los empleados que trabajan para el negocio familiar pasan parte de su tiempo proporcionando servicios de oficina familiar. A menudo, estos son empleados del departamento de finanzas, y generalmente se centran en asuntos administrativos, servicios de fideicomisarios, impuestos y planificación patrimonial, así como en la administración de asesores externos. En esta estructura, un proveedor externo generalmente maneja la gestión de inversiones.

3. Oficina de gestión de inversiones. Los empleados en este tipo de oficina familiar son principalmente profesionales de la inversión con experiencia y conocimientos en diversas áreas de inversión. A veces, una oficina de gestión de inversiones se centrará en una categoría de inversión, como invertir en empresas privadas, y subcontratar todo lo demás.

4. Filantrópico enfocado. Las familias ricas que donan cantidades importantes a organizaciones benéficas o tienen grandes fundaciones pueden tener una oficina familiar que apoye las donaciones caritativas de la familia y administre las entidades filantrópicas de la familia. Este tipo de oficina establece y ejecuta la estrategia filantrópica de la familia, realiza la búsqueda de organizaciones caritativas y la diligencia debida, y maneja asuntos administrativos relacionados con las donaciones y el monitoreo caritativo.

5. Oficinas familiares integrales. Algunas oficinas familiares son de servicio completo y brindan todo el conjunto de servicios: administrativos, de conserjería, filantrópicos, gestión de inversiones y cualquier otra cosa que la familia necesite. Estas oficinas familiares con personal completo suelen emplear a más de diez personas y algunas tienen más de 25 empleados. Sin embargo, este tipo de oficina familiar generalmente está fuera del alcance de las familias con menos de $ 1 mil millones en activos.

Todos los tipos de oficinas familiares se asocian y subcontratan

Fuente: The St. Louis Trust Company

Definiendo tu Propósito

El primer paso para maximizar la efectividad de su oficina unifamiliar es alejarse de lo que está haciendo ahora y pensar cuál debería ser su propósito. ¿En qué es bueno el personal de su oficina familiar? ¿Qué experiencia de clase mundial tienes? ¿Qué es mejor dejar a otros porque no es importante para ti o no es tu área de especialización?

Las respuestas a estas preguntas lo ayudarán a determinar cuál debe ser el enfoque de su oficina familiar. Por ejemplo, una familia que conozco construyó su riqueza en la industria del petróleo y el gas. Después de que vendieron ese negocio, comenzaron una oficina unifamiliar para administrar sus asuntos. Una gran parte de su inversión continuó en el sector energético. Muchos de los empleados de la oficina familiar, que habían trabajado en el negocio de petróleo y gas de la familia, obtuvieron y evaluaron inversiones en el sector energético. La oficina unifamiliar subcontrató el resto de sus actividades de gestión de inversiones a una empresa asociada. Al centrarse en dónde tenían experiencia y conexiones, esta oficina familiar tiene una estrategia de inversión altamente efectiva con una estructura de costos razonable.

Cuando decida qué externalizar, algunas funciones que a menudo son mejores para otros incluyen:

  • Actividades que una empresa más grande podría realizar de manera más económica o eficiente. Muchas empresas se especializan en los tipos de servicios que las familias ricas necesitan y tienen los recursos para brindarles buenos resultados. Por ejemplo, puede tener sentido externalizar los informes de rendimiento a una empresa asociada porque el software para informes personalizados es costoso y su ejecución puede consumir mucho tiempo del personal de la oficina familiar. Una empresa asociada que ya ha invertido en informes de rendimiento puede proporcionar estos servicios a un bajo costo marginal.
  • Cosas que no puedes hacer de clase mundial. A menudo es un desafío para una oficina familiar proporcionar su propia planificación y preparación de impuestos y servicios legales al nivel de sofisticación y excelencia que necesitan. Es por eso que externalizar estas funciones puede tener mucho sentido.
  • Áreas donde sería útil contar con un proveedor que trabaje con varias familias ricas (El problema n = 1). Un desafío que enfrentan las oficinas unifamiliares es que sus expertos internos solo atienden a una familia y pueden carecer de la perspectiva que ofrece trabajar con muchas familias. Los socios que tienen una experiencia más amplia pueden tener soluciones que se adapten mejor a los detalles de la familia. Esto es especialmente útil en áreas como la planificación estratégica de la filantropía y la educación de las generaciones más jóvenes sobre cómo convertirse en administradores efectivos de la riqueza familiar.
  • Trabajo de menor valor. Los servicios administrativos a menudo están listos para la subcontratación porque son fáciles de delegar, y al hacerlo libera a la oficina familiar para centrarse en lo que es importante. Las tareas de subcontratación como la contabilidad, el pago de facturas, la preparación de estados financieros, la administración de fundaciones privadas y los informes de rendimiento pueden ahorrarle tiempo y recursos a la oficina familiar mejor gastados en otra cosa.

Selección de los mejores socios externos

Al igual que las familias ricas deben ser intencionales sobre el propósito de su oficina familiar, también deben tener en cuenta los proveedores con los que eligen asociarse. Cuando se establece una nueva oficina familiar, o el control de la oficina familiar cambia a una generación más joven, a veces tiene sentido mantener relaciones heredadas. Otras veces no lo hace. Tener una nueva riqueza líquida, o un nuevo conjunto de miembros de la familia con diferentes habilidades para administrar la oficina familiar, puede significar que se necesitan nuevos socios. Estos socios deben ser adecuados para la oficina familiar.

Una oficina familiar necesita trabajar con profesionales financieros y de inversiones, contadores, abogados y otros asesores que tengan experiencia trabajando con familias con riqueza y complejidad sustanciales. Los proveedores que trabajan principalmente con los ricos en masa a menudo no son los mejores socios porque las mejores soluciones financieras para las familias con gran riqueza a menudo difieren de las de los meramente ricos.

Aquí hay un ejemplo simple: el uso de planes 529 para financiar gastos de educación superior es una estrategia de planificación financiera común que es apropiada para la mayoría de las familias. Sin embargo, esto no suele ser una buena idea para las familias ricas porque financiar un plan 529 desperdicia los montos anuales de exclusión de $ 15,000 en gastos que ya están exentos del impuesto sobre donaciones. Entonces, en lugar de financiar 529 cuentas, las familias ricas deberían usar sus exenciones de impuestos sobre donaciones para financiar fideicomisos irrevocables y pagar los gastos de educación directamente.

Debido a circunstancias excepcionales como estas, los siguientes tipos de socios pueden ser más adecuados:

  • Oficinas multifamiliares. Una Oficina Multifamiliar (MFO) es una empresa que brinda servicios de oficina familiar a un grupo selecto de familias extremadamente ricas. La mayoría de las MFO proporcionan informes de rendimiento, contabilidad, pago de facturas, gestión de inversiones, educación de las generaciones más jóvenes, filantropía estratégica, administración de fundaciones y asistencia en la planificación fiscal y patrimonial. Contratar un MFO para llenar los vacíos en el servicio de la oficina familiar le da a la familia un punto de contacto para los servicios que a menudo realizan múltiples proveedores. Y las MFO generalmente pueden realizar estas funciones a un precio combinado. La mayoría de las OMF solo trabajan con familias ricas con asuntos complejos y están acostumbradas a proporcionar servicios personalizados. Como tal, un MFO puede ser un socio efectivo para respaldar la oficina unifamiliar y proporcionar servicios tercerizados personalizados. Además, muchas OMF son totalmente independientes y no están motivadas para vender productos y servicios de alto costo, lo que ayuda a una oficina unifamiliar a controlar sus costos.
  • Empresas de consultoría de inversiones. Estas empresas brindan asesoramiento de inversión, servicios de CIO subcontratados, informes de rendimiento y debida diligencia de inversión. Aunque muchos consultores de inversión se centran en entidades exentas de impuestos, como pensiones y fondos patrimoniales, algunas empresas de consultoría de inversiones tienen divisiones especializadas que sirven a familias ricas. Es común que las oficinas familiares manejen sus inversiones privadas por sí mismas y contraten a una firma consultora para ayudarlas en los mercados públicos, o viceversa. Las empresas de consultoría de inversiones pueden ser una buena manera de profundizar los recursos de inversión de la oficina familiar a menudo por el mismo costo que tener un profesional de inversiones experimentado en la empresa.
  • Firmas Profesionales. Aunque algunas oficinas familiares eligen tener asesoría fiscal o legal interna, la mayoría externaliza su trabajo fiscal y legal a firmas de abogados y contables. Además de proporcionar servicios fiscales y legales, algunas firmas de contabilidad y firmas de abogados ofrecen servicios adicionales para apoyar a las oficinas familiares. Por ejemplo, muchos manejan asuntos administrativos como la administración de la entidad, la administración de la fundación, el mantenimiento de registros y la contabilidad.
  • Otras oficinas unifamiliares. Una buena opción para algunas oficinas familiares es asociarse con otras oficinas unifamiliares. Por ejemplo, una oficina familiar más grande podría estar dispuesta a proporcionar informes de desempeño y apoyo administrativo para una oficina familiar más pequeña por una tarifa. Un escenario más común es que las oficinas familiares se unan para invertir, particularmente cuando una familia tiene más experiencia en un área de inversión. Por ejemplo, conozco una gran oficina unifamiliar con gran experiencia en inversiones inmobiliarias. Al realizar estas inversiones, a menudo permiten que otras familias ricas coinviertan. Esto les brinda a esas otras familias el beneficio de trabajar junto a una familia de inversionistas de bienes raíces profundamente experimentados y bien conectados. La familia de bienes raíces también se beneficia porque la incorporación de socios de coinversión reduce la cantidad de capital que necesitan para invertir en cada acuerdo, lo que les proporciona una mayor diversificación.
  • Bancos y casas de bolsa. Es común que las oficinas familiares se asocien con grandes firmas financieras como bancos y casas de bolsa, que proporcionan custodia, préstamos, banca privada y acceso a sus plataformas de inversión. Sin embargo, el enfoque de estas empresas a menudo está en la recolección de activos y la venta de productos y servicios de alto margen de beneficio a los clientes. Por lo tanto, las familias deben tener cuidado con las tarifas y la idoneidad de los productos que recomiendan estos bancos y casas de bolsa. Si decide asociarse con estas empresas, asegúrese de trabajar con el personal en sus divisiones especializadas de alto patrimonio que tienen experiencia en el servicio a familias ultra acomodadas.

Adecuado para el propósito

La gran riqueza a menudo va acompañada de una gran complejidad. Con una planificación cuidadosa, una oficina familiar puede cosechar los beneficios de los servicios de outsourcing que no se ajustan a su propósito mientras se enfoca en las fortalezas de la familia. Tomar estas decisiones no es fácil, pero este marco ayudará a las familias ricas a tener conversaciones que les ayudarán a hacerlo bien.

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