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7 tipos de herramientas tecnológicas para ayudar a configurar oficinas virtuales

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No importa en qué tipo de industria se encuentre, las oficinas virtuales tienen varios beneficios sobre las tradicionales. Las oficinas virtuales prácticamente no tienen costos de tecnología, no tienen tiempo de viaje y tienen costos generales más bajos, lo que puede ser muy beneficioso para los propietarios de pequeñas empresas en particular.

Si desea configurar su propia oficina virtual, es importante que tenga las herramientas tecnológicas adecuadas para ayudar a mejorar la productividad, producir una tasa de rotación más baja y mantener su negocio funcionando sin problemas y de manera eficiente. Con eso en mente, aquí hay siete tipos de herramientas tecnológicas que ayudarán a configurar oficinas virtuales.

Sistema telefónico VoIP

Para que su oficina virtual funcione correctamente, es importante que cuente con un sistema telefónico confiable. Los sistemas VoIP ofrecen una variedad de funciones, una interacción eficiente con el cliente y hacen que las conferencias telefónicas sean simples y directas. Si está trabajando de forma remota, la mayoría de los sistemas telefónicos no se relacionan bien con los establecimientos tradicionales y las situaciones de trabajo remoto, por lo que debería considerar el uso de VoIP. Puedes ver esto Revisión de estudio de VoIP, lo que debería ayudarte a decidir qué opción elegir.

Mejores opciones:

Videoconferencia

Es vital que las líneas de comunicación permanezcan abiertas cuando se interactúa con los empleados, por lo que el uso de herramientas de videoconferencia como Skype y Enfocar puede ser una excelente manera de ver visualmente a su equipo y realizar reuniones informativas. Gracias a la tecnología, existen muchas opciones que puede utilizar para mantenerse en contacto con los empleados y asegurarse de que cualquier problema dentro de su operación se resuelva de manera rápida y eficaz. Siempre que todos tengan una conexión a Internet confiable y una cámara web, las reuniones se pueden llevar a cabo en cualquier parte del mundo.

Mejores opciones:

  • Enfocar
  • Ir a la reunión
  • Google Meet

Servicios de fax en línea

Si bien los servicios de fax en línea han estado disponibles durante más de una década, muchos propietarios de negocios no están al tanto de su existencia. Si ahora está trabajando de forma remota debido a la pandemia de coronavirus, el envío de faxes en línea hace que sea fácil y sencillo enviar y recibir documentos en formato digital. Dependiendo del servicio que elija, los documentos se pueden enviar y recibir a través de aplicaciones para teléfonos inteligentes, portales en línea y correo electrónico.

Mejores opciones:

  • RingCentral Fax
  • Fax Plus
  • Fax.com

Software de gestión de proyectos

Independientemente del campo de negocios en el que se encuentre, es vital que pueda acceder fácilmente a los datos mientras trabaja de forma remota. Su información y datos deben almacenarse en una ubicación centralizada, y esto incluye cosas como calendarios y contactos, facturación y seguimiento del tiempo. El software especializado en administración de proyectos puede ayudarlo a mejorar su juego y a administrar su tiempo de manera más efectiva. Al configurar una oficina virtual, debe comprender la importancia de gestión del tiempo, ya que esto es clave a la hora de cumplir con los plazos a la hora de trabajar en proyectos y tareas.

Mejores opciones:

  • Trello
  • Proyectos de trabajo en equipo
  • Campamento base

Herramientas de escaneo

Si su empresa aún no estaba cambiando hacia una oficina sin papel, no hay mejor momento que ahora para hacerlo. Con las medidas de distanciamiento social implementadas en todo el país, se espera que los requisitos de presentación electrónica aumenten y se conviertan en la nueva norma. Para dejar de usar papel por completo, debe asegurarse de que todos los empleados remotos puedan acceder a un escáner confiable. Hay muchas aplicaciones de escaneo entre las que puede elegir que pueden beneficiar su operación.

Mejores opciones:

  • Adobe Scan
  • Genius Scan
  • Scanbot

Dictado de voz a texto

Existen muchas herramientas tecnológicas de dictado de voz a texto que pueden mejorar su oficina virtual y aumentar la productividad entre los empleados. La tecnología de reconocimiento de voz simplifica el procedimiento de creación de documentos, lo que le permite evitar el ineficiente y lento proceso de ida y vuelta que implica el proceso de dictado tradicional. En lugar de dictar una cinta que debe entregar físicamente a un miembro del personal para que la escriba, todo lo que necesita hacer es hablar por un micrófono y ver cómo el texto aparece instantáneamente en la pantalla.

Mejores opciones:

  • Escritura por voz de Google Docs
  • Dictado de Apple
  • Dragón Profesional

Herramientas colaborativas de procesamiento de textos

Ahora es un buen momento para pensar en el uso de herramientas tecnológicas de procesamiento de textos en línea, especialmente si está configurando una oficina virtual. El uso de esta herramienta le permite iniciar sesión desde cualquier dispositivo habilitado para Internet y utilizar herramientas de procesamiento de texto en la nube para crear documentos que puede almacenar en línea en un área conveniente. La mayor parte del software tiene herramientas de colaboración integradas, lo que facilita que usted y los empleados trabajen juntos simultáneamente en tiempo real. Hay varias herramientas de procesamiento de texto en línea para elegir, por lo que es mejor comparar y sopesar los pros y los contras antes de comprometerse con una.

Mejores opciones:

  • Documentos de Google
  • Microsoft Word en línea
  • Etherpad

El trabajo remoto se ha vuelto cada vez más común debido a la pandemia de coronavirus, y muchas empresas están considerando seriamente convertirlo en una característica permanente debido a los beneficios que tiene. Sin embargo, si ha decidido hacer la transición de su empresa de un entorno físico a uno virtual, es vital que tenga las herramientas tecnológicas y el software adecuados para ejecutar una operación productiva.

El mayor obstáculo que enfrentan las empresas remotas es la comunicación, así que asegúrese de invertir en la tecnología mencionada anteriormente y hable con sus empleados sobre cualquier mejora que puedan hacer.

Fuente de la imagen: unsplash.com

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