Inicio Compromiso de los empleados Cómo planificar un evento virtual de formación de equipos »Wiki Ùtil Reward...

Cómo planificar un evento virtual de formación de equipos »Wiki Ùtil Reward Gateway

107
0

¡Una hoja de ruta de cómo planeamos nuestro boom virtual! Fest 2020 en medio de una pandemia

Regresemos al 7 de febrero de 2020. Fue el final de una semana llena de acción en la que todos los empleados de Reward Gateway se reunieron en boom! Fest, nuestro mayor evento interno para empleados.

Este evento bianual fue uno de los favoritos entre los empleados. Tan pronto como se envió el mensaje «guardar la fecha», un zumbido de emoción se hizo muy evidente en el negocio. Todos disfrutaron escuchando y aprendiendo sobre lo que estaba sucediendo en la empresa, un verdadero dinamizador de compromiso que permitió a nuestra gente concentrarse en nuestra estrategia y visión para el próximo año.

Avance rápido hasta casi ocho meses después, y mis colegas y yo estábamos atrapados en un ciclo interminable de vida pandémica, que claramente arrojó un giro en mi planificación típica en torno a un evento inclusivo en persona.

La pregunta fue: ¿cómo mantendríamos viva esa energía teniendo que ofrecer ahora la misma experiencia con todos los que trabajan desde casa?

Si bien podríamos haber pospuesto, el consenso general fue que este evento aún era de importancia crítica para nuestra gente, especialmente en un momento en el que necesitábamos un liderazgo visible, una dirección clara y una estrategia bien informada para que cada individuo pudiera entender cómo sería el éxito en su función.

Irónicamente, el equipo y yo habíamos estado buscando cómo minimizar los viajes de nuestro CEO y reducir los costos, ¡así que finalmente pudimos poner en práctica algunos de nuestros planes! Durante la transición de este evento, aprendí mucho sobre cómo organizar un evento virtual exitoso de participación de los empleados. Estos son mis consejos si se encuentra en la misma situación:

Empiece por los valores de la empresa

Uno de nuestros valores fundamentales en Reward Gateway es «Think Global». Significa entender que somos parte de algo más grande, que nuestra fuerza proviene de estar unidos y nuestro éxito exige más que excelencia individual, sino colaboración y trabajo en equipo.

rg-ecards-mockup

Con nuestros equipos separados debido al trabajo remoto temporal, necesitábamos un evento para recordarnos a nosotros mismos que sin importar las barreras que enfrentemos, trabajando juntos a través de fronteras departamentales, geográficas y COVID-19, podemos lograr algo más grande de lo que podemos lograr solos.

Con el verdadero espíritu de «Empujar los límites» (otro de nuestros valores de RG), decidimos aprovechar nuestro evento de manos libres boom! Fest y hacer que todo el día sea virtual. Esto significó que los empleados podrían ver el evento desde la comodidad de sus propios hogares, con la estrategia de la empresa transmitida en vivo en su sala de estar.

Adaptar el contenido del evento para adaptarse a un entorno de trabajo remoto

También decidimos crear una presencia en línea mucho más grande en la preparación del evento. No pudimos permitirnos el lujo de la charla en la oficina y la señalización digital de la oficina para publicitar y promocionar el evento. En cambio, creamos un sitio web con una cuenta regresiva para el gran día, una agenda completa e información sobre qué esperar.

boomfest-countdown-mockup

Creamos perfiles en línea para nuestros presentadores para que los empleados pudieran aprender más sobre los líderes de los que estarían escuchando ese día, y expandimos la conversación y la charla en todas partes, desde nuestra plataforma interna de participación de los empleados hasta nuestras historias de Instagram que asintieron con la cabeza a nuestro tema central «celebración , «incluyendo las canciones favoritas de los empleados de RG para la celebración y los momentos de celebración de nuestro Equipo de Liderazgo.

liderazgo en el evento de manos libres

La planificación comenzó tomando la agenda de nuestro último evento en persona y los datos de la encuesta para evaluar lo que nuestra audiencia realmente valoraba. Sabía que para un evento en línea sería difícil esperar que la gente sintonizara un día entero de visualización en línea.

Donde nuestro evento en persona había durado de 9 a 5 p. M., Las presentaciones de estrategia y liderazgo tendrían que ser mucho más estrictas para atraer a una audiencia en línea.

Decidimos eliminarlo y permitir solo dos horas de presentaciones magistrales. Básicamente, cortamos la grasa y conservamos solo el contenido principal que más les gusta a nuestros empleados.

Para los empleados de Reward Gateway, esto significó escuchar a nuestro director ejecutivo, director financiero, director de ventas del grupo, director de operaciones y director de tecnología.

Cada presentador tuvo el desafío de crear una presentación más concisa para mantener la energía y el ritmo. En promedio, las presentaciones duraron 10 minutos, la cantidad justa de tiempo para mantener a una audiencia en línea comprometida.

Manteniendo las cosas ligeras y humanas

Hicimos pequeños cambios en las presentaciones de otras formas para reconocer el entorno diferente en el que estaba sucediendo el evento.

En lugar de nuestras fotos corporativas tradicionales en la diapositiva de introducción, le pedí a cada presentador una foto reciente de ellos en su casa.

boomfest-presentars-slides-2

Este pequeño ajuste a las imágenes mostró que todos estábamos en la misma situación y que estábamos todos juntos.

Para divertirse un poco más, también eligieron una canción de la que reproducimos un clip de 20 segundos e invitamos a la audiencia a adivinar el nombre de la canción y el artista … un poco de cuestionario musical agregó un elemento de diversión al día.

Además de la música, a nuestra gente le encanta conectarse con la comida. En cada reunión de manos libres, a los empleados les encantaba tener un evento con catering en el que podían comer, charlar sobre el día y ponerse al día con lo que habían estado haciendo.

No queríamos perder este obsequio, así que usamos nuestro sistema de recompensas para empleados para asegurarnos de que el evento siguiera siendo para los empleados.

Pudimos cargar una tarjeta electrónica monetaria para enviar el día que los empleados pudieran canjear en su empresa de entrega de alimentos favorita y recibir el almuerzo en su puerta, como Uber Eats, por ejemplo.

trabajo en equipoOtra parte del evento en persona que a la gente le encantó fue poder conectarse con sus colegas. La conexión es muy importante para nuestra gente y por eso buscamos actividades que se enfocarían en la cohesión social pero que funcionarían en un entorno virtual. También queríamos asegurarnos de que el bienestar se incorporara a la agenda y alentar a todos los empleados a salir a la calle para tomar un poco de aire fresco, motivarse, moverse y sentirse bien durante el día.

Para que esto suceda, encabezamos y seguimos las conversaciones comerciales con una variedad de actividades remotas que incluían …

Sesiones de yoga Rise and Shine Nos asociamos con Hannah Vincent Yoga y programamos una sesión que se adaptaba a cada zona horaria, diseñada para todos los niveles y basada en nuestros valores.
Evento benéfico Get Moving Walk / Run / Ride: Nos asociamos con el experto en Run Coach Ben Davie, quien fue el anfitrión de nuestro podcast en vivo y tuvo a Louis Kwayke de nuestra oficina de Londres como nuestro invitado especial de RG. Con una mezcla de música, consejos de bienestar y un minuto atento, Louis compartió su historia de ser un atleta profesional antes de unirse a RG.

Escuchamos cómo correr era una gran parte de la vida de Louis y cómo su historia personal lo convirtió en el líder de nuestro equipo de ventas.

Sala de escape virtual de Bulgaria: Nos asociamos con O3E para llevar a nuestros empleados una aventura virtual de creación de equipos. Es un evento especial que brinda una experiencia significativa, divertida y desafiante.
Actividad de trabajo en equipo Crock'd: Hemos enviado kits de cerámica a nuestros empleados para que sean creativos con sus manos y se rían tontamente intentando hacer algo con sus losas de arcilla.
Nuestra búsqueda del tesoro en línea de RG: Desafiamos a los empleados a ser los más rápidos en encontrar artículos en su hogar o en línea para ganar la búsqueda del tesoro.

El día terminó con una social en línea opcional organizada por nuestros fantásticos Gerentes de Experiencia. Hubo premios, bingo y concursos de música, lo que fue una excelente manera de relajarse, conectarse y descansar de una manera diferente al final del día. Mantuvimos esta actividad opcional para todos, ya que entendemos que los padres en el hogar y otros compromisos significan que los días de trabajo en el hogar de todos son diferentes.

Utilizar los comentarios de los empleados para impulsar los próximos pasos

comentarios de los empleadosUna gran ventaja de tener el evento completamente virtual significó que también pudimos poner una grabación del evento el mismo día alojada en nuestra plataforma de participación de empleados y compartida con los empleados a través de nuestros blogs. Tenemos varios trabajadores por turnos que no pudieron asistir durante el día porque trabajan en turnos nocturnos. El formato en persona siempre significaba un retraso en la entrega de un video del evento, pero estar completamente en línea significaba que la grabación se compartía con los trabajadores por turnos una hora después de la finalización del evento.

Entonces, ¿cómo respondieron nuestros empleados al evento? Bueno, después de cada reunión de todos, utilizamos encuestas de empleados para saber cómo podemos mejorar la experiencia de los empleados.

Me emocionó descubrir que, en lugar de que nuestro desafío virtual fuera negativo, en realidad obtuvo una puntuación más alta que nuestro evento que tuvo lugar en persona en febrero.

¡Aumentamos nuestra puntuación de 7 a 8,3 sobre 10! Y esto es lo que nuestros empleados dijeron al respecto …

“¡Fue realmente asombroso! ¡Atractivo, informativo y divertido como siempre! Gracias por la increíble experiencia «.

“¡GUAU, gran trabajo para todos los que coordinaron este evento y presentaron! Me mantuve comprometido virtualmente y fue genial escuchar a nuestro equipo de liderazgo EN VIVO. Me encantó que la mañana fueran los resúmenes del año anterior y los objetivos, y que pudiéramos agregar actividades físicas a lo largo del día y terminar con una reunión social virtual «.

“¡Bien hecho equipo! Creaste un evento fantástico e inclusivo de todo el día en circunstancias muy desafiantes «.

“Realmente disfruté todo el día. Logré involucrarme en una actividad con cada geo que hizo que el evento se sintiera verdaderamente global y único. ¡Las actividades fueron geniales! Me encantó la sesión de carrera virtual. La provisión del almuerzo fue un toque realmente agradable. ¡Gracias!»

Aunque este año ha presentado muchos desafíos, también hay oportunidades. Todos anhelamos un sentido de pertenencia más que nunca y depende de nosotros, como personas y líderes de recursos humanos, escuchar a nuestros empleados, adaptarnos a nuestro entorno actual y conectar a las personas entre sí y con la misión y los valores de nuestra empresa.

Si tiene alguna pregunta sobre cómo usamos nuestra plataforma de participación de los empleados para conectar, reconocer o apoyar a nuestra gente, no dude en enviarme un mensaje en LinkedIn.

Dejar una respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here