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Incorporación de trabajadores remotos: por qué es imprescindible proporcionar una estación de trabajo

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Un nuevo empleado muestra lo bien que su empresa los incorporó en sus primeros meses de trabajo. Si la incorporación fue exitosa, entonces comenzarán a contribuir de inmediato y se sentirán cómodos en su nuevo rol. Si hay brechas de información o el nuevo empleado tiene que resolver todo por su cuenta, pueden quedarse atrás de sus colegas, sentir la necesidad de renunciar o tener un rendimiento inferior.
Con una posición remota, la incorporación es aún más importante. Los nuevos trabajadores remotos no pueden darse el lujo de reunirse con el equipo en la oficina ni de ningún aprendizaje práctico con un mentor / gerente. Deben tener todo explicado a fondo y tener un recurso en línea para verificar siempre si tienen alguna pregunta.
Lo más importante es que, dado que no tendrán los mismos recursos disponibles que en la oficina, debe verificar si tienen el equipo para trabajar de manera efectiva desde su hogar.
A continuación, enumeramos los siete pasos iniciales sobre cómo incorporar a un trabajador remoto. También encontrará por qué es importante proporcionar una estación de trabajo. Síguelos de cerca y el proceso de incorporación remota debería ser muy sencillo.

Incorporación de un empleado remoto en 7 pasos

1. Envíe por correo electrónico el contrato y cualquier otro documento legal

Dado que esta posición es remota, deberá enviar por correo electrónico el contrato y cualquier otro documento legal / fiscal (como un formulario W-9 en los Estados Unidos) a su empleado remoto.
Puede hacerlo fácilmente en 2021. Hay productos como Docusign, Justworks o Deel que facilitan el envío de documentos electrónicos y la recepción de firmas electrónicas.

2. Cree un manual de la empresa para enviar permisos.

Con un nuevo empleado remoto, siempre habrá una curva de aprendizaje para familiarizarse con la empresa. Obtener esta información más temprano que tarde los tendrá lo más preparados posible en su primer día de trabajo.
Una forma de hacerlo es mediante la creación de un manual de la empresa a través de su unidad de Google o un producto como Notion o Basecamp. Esta será la fuente de la verdad para cualquier pregunta que pueda tener un nuevo empleado o un lugar de referencia para los empleados actuales. Puede dividirlo en secciones basadas en proyectos y departamentos y asegurarse de que todos los procesos y procedimientos importantes estén allí.
Tampoco debe crear una lista de todos los programas a los que el nuevo empleado necesitará acceder desde su CRM a gmail, y enviarles sus invitaciones para acceder.

3. Familiarícelos con sus equipos.

Los equipos virtuales necesitan comunicarse y colaborar continuamente. No quiere que su nuevo empleado se sienta tímido y no esté dispuesto a pedir ayuda.
Durante su primer mes, haga una llamada rápida en su calendario con cada miembro de su equipo y una vez a la semana con un miembro de otro departamento. De esta manera, se sentirán bienvenidos en toda la organización y sabrán a quién dirigirse para cualquier pregunta específica.
También sería bueno asignarles un amigo virtual para que siempre tengan un punto de contacto.

4. Envíe una solicitud de equipo

Para asegurarse de que su empleado remoto tenga las herramientas disponibles para trabajar de manera eficiente, debe enviar una encuesta rápida para comprender su estación de trabajo actual. La encuesta debe preguntar dónde se encuentra, la configuración actual de su computadora y qué muebles están usando. A continuación, puede proporcionarles un estipendio para llenar los vacíos. Está estableciendo confianza con su nuevo empleado e invirtiendo en su productividad.
Esto a menudo se deja fuera del proceso de entrevista e incluso si su empresa no ofrece equipo, es importante comprender qué tienen disponibles y qué recomendarles que compren.

5. Haga un plan de incorporación.

En este plan, usted y el trabajador remoto deben establecer metas de 30, 60 y 90 días para lo que completarán / aprenderán en sus primeros tres meses de trabajo. Idealmente, debería tener lugar el primer día.
Los objetivos de incorporación de nuevos empleados pueden agregar cierta perspectiva a lo que usted y el trabajador remoto pueden esperar de su nuevo puesto. Para los empleados sin experiencia, es posible que deba ayudar con la creación de la meta, los trabajadores más experimentados no deberían tener problemas para escribir una lista de forma independiente.

6. Programe un uno a uno.

Esta reunión será la última oportunidad para que su empleado remoto haga cualquier pregunta sobre la empresa, los procedimientos o la naturaleza de su puesto. La reunión debe tener lugar al final de la primera semana después de que ya se hayan reunido con los miembros de su equipo, hayan comenzado a trabajar en su primera tarea y hayan explorado el manual de la empresa.

7. Asegúrese de que se sientan cómodos y programe las visitas al final de cada mes.

Entregue cualquier información que el empleado haya solicitado o presentado a su gerente (si usted es su gerente, entonces ya debería tenerla). Su empleado remoto debe tener una idea del puesto en este punto, pero aún debe programar controles mensuales para asegurarse de que se sienta cómodo y esté cumpliendo los objetivos de su plan de 30-60-90 días.

Beneficios de proporcionar una estación de trabajo durante el proceso de incorporación

Una encuesta con más de 700 trabajadores remotos descubrió que casi la mitad calificaba un estipendio de oficina en el hogar como el beneficio número uno que les gustaría recibir. Sin embargo, en el mismo estudio encontraron que solo un tercio realmente recibía ese beneficio de sus empresas.
Proporcionar una estación de trabajo para sus empleados remotos tiene muchos beneficios.
Las sillas o los escritorios inadecuados pueden provocar dolor crónico de cuello o espalda. Proporcionar a sus empleados remotos configuraciones de oficina ergonómicas completas puede ayudarlo a garantizar la salud y la seguridad de sus empleados. Las torceduras y los esguinces constituyen el 30 por ciento de todas las indemnizaciones laborales. No quiere ser responsable del dolor de espalda de sus empleados remotos cuando podría haberse evitado fácilmente.
Están surgiendo nuevas leyes en todo el mundo que hacen del trabajo a distancia un derecho legal. España Recientemente se aprobó una ley que requiere que los empleadores firmen un contrato con sus empleados remotos que estipula exactamente lo que proporcionarán a sus empleados. Alemania ha comenzado a ofrecer una desgravación fiscal de seiscientos euros para cubrir los costes de instalación de la oficina en casa. California requiere que las empresas reembolsen a los empleados remotos los gastos relacionados con la empresa. Manténgase a la vanguardia de estas tendencias al incluir una estación de trabajo en su plan de incorporación.
Finalmente, están los beneficios de la contratación. Hasta dos tercios de los estadounidenses dijeron que podrían dejar su trabajo en 2020. Ofrecer beneficios adicionales puede brindarle una ventaja adicional y desempeñar un papel en la empresa que elija un candidato de primer nivel.

Cómo configurar la oficina en casa de un nuevo empleado

Como mencionamos anteriormente, el primer paso es enviar una encuesta o solicitud para ver qué ya tiene el empleado y qué necesita. De esta forma, puede evitar el envío de artículos innecesarios.
Una vez que sepa qué equipo quiere / necesita su nuevo teletrabajador, puede probar una empresa como Crecimiento. GroWrk es una plataforma de oficina en casa inteligente con la capacidad de enviar equipos de oficina a todo el mundo. Tienen un conjunto diverso de opciones, desde auriculares hasta escritorios de pie o sentado.

Conclusión

La incorporación es un proceso necesario. Cuando se hace correctamente, puede resultar en un empleado productivo que permanecerá en su empresa durante mucho tiempo. Siga los pasos anteriores y la incorporación de su equipo remoto será un éxito.

Foto de Aleks Marinkovic en Unsplash

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