Evolución Profesional

La necesidad humana de reunirse

Apostaria a que es practicamente imposible que en vuestro trabajo, sea el que sea, no tengais que hacer de forma regular algun tipo de reunión con clientes, compañeros, proveedores o jefes. Reunirse es una necesidad humana, pero mal hecho y mal organizado se convierte en una perdida de tiempo. La cuestión es aprender a organizar reuniones eficaces y entender las diferentes razones por las cuales las personas que queremos invitar desearan venir y participar en nuestra reunión.

¿Para qué necesitamos las reuniones?

En realidad los individuos asisten a las reuniones por diversas razones, que no siempre están vinculadas con el logro de la tarea o el objetivo que nos proponemos conseguir. Las personas tenemos necesidades básicas que sólo se satisfacen con el contacto físico y la sensación de “familia” o “grupo tribal” que ésta nos provee. A cambio, estas personas emprenden tareas en nombre del grupo cuya realización trae como recompensa el reconocimiento de los otros miembros y del entorno, lo que a su vez refuerza el vínculo entre el individuo y el grupo.

La necesidad humana de reunirse
Existen varios motivos por los cuales no podemos sentar alrededor de una mesa durante un buen rato. ¿Que nos impulsa a ello?

1 -  La necesidad de pertenecer

La reunión es una buena ocasión en la cual podemos hacer que el grupo utilice sus recursos colectivamente. El hombre ha combinado siempre sus recursos con los de otros para obtener un mejor resultado desde tiempos ancestros, cuando incluso para traer alimento en casa habia que reunirse para ir a cazar en grupo. En realidad, la raza humana, cuando quiere, es muy buena en ello, hacer cosas en conjunto para lograr mayores metas. Toda reunion puede ser una gran oportunidad para generar sinergias, crear ideas, posibilidades y oportunidades –poco probables individualmente en la mayoría de los casos – para crear un plan de acción concertado que sea más eficaz y sirva a nuestros propositos.

La calidad de pertenencia al grupo puede sin embargo cambiar facilmente cuando las personas no desean ser vinculadas al mismo, por la razón que sea, y pueden alcanzar su disociación por el simple hecho de no asistir a una reunión. El hecho de no presentarte a ese encuentro es una señal clara que (si no te ha pasado nada evidentemente), no deseas pertenecer a él. Alternativamente, las personas pueden asistir para ser asociadas con un cierto individuo(s) (¿no has escuchado corrientemente a alguien decir que tiene que ir a una reunión con el director general o presidente de la asociación?…), porque les de un cierto reconocimiento, estatus o motivación especial.

2 -  La necesidad de logro y reconocimiento

La clave para que la actividad de grupo sea una experiencia satisfactoria, es que sea  una actividad de éxito o que posea un alto grado de reconocimiento exterior.  Los grupos que fallan y dan mala imagen son algo que  todos tratamos de evitar ya que nadie desea ser asociado al fracaso, sobretodo si tu prestigio profesional esta en juego. Asi que, para conseguir este nivel de satisfacción y de salir reforzado en su papel dentro del grupo, el individuo a menudo está dispuesto a hacer aún más trabajo, a hacer un sacrificio personal en favor del grupo, si con ello consigue ese reconocimiento, algo que no se daría si trabajara solo.

3 -  La necesidad de estar “en el saber”

Cada grupo crea su propia fuente de conocimiento, experiencia, juicio y métodos compartidos.  Necesitamos saber lo que saben los otros compañeros para poder funcionar bien. La fuente de conocimiento ayuda a los integrantes a hacer su trabajo más efectivamente, porque aumenta de manera importante la velocidad y la eficacia de la comunicación.

Igualmente, al tomar decisiones y crear nuevas ideas, esta fuente provee un sentido intuitivo de qué es lo que funcionará y qué no lo hará, y evitará un largo periodo de evaluación de nuevas ideas analizadas por separado. La reunión contribuye enormemente a la alineación del compromiso en el grupo, que para ser eficaz necesita constante actualización y expansión. Así, las reuniones pueden proveer una manera efectiva de hacer esto. Con grupos nuevos ademas, los nuevos miembros necesitan familiarizarse los unos con los otros, por lo que sentarse todos juntos de forma regular favorecera la creación de la atmosfera necesaria para el buen funcionamiento del equipo.

4 -  La necesidad de acción

Lo último, y más importante, una reunión crea un compromiso para tomar acciones. Las decisiones tomadas sólo son efectivas cuando se ponen en práctica. Una vez que se ha decidido algo, incluso si originalmente te habías opuesto a la idea, debes aceptar y realizar lo convenido, en virtud de tu calidad de miembro. Es algo de bastante sentido común, pero que a veces se nos pasa por alto. El grupo funciona de forma democrática dentro de las lineas marcadas por el proyecto/director del proyecto. Cuando, dentro del margen de maniobra que tengamos, se decide ejecutar algo, tanto aquellos que estuvieron de acuerdo como los que no deben seguir la línea marcada por el grupo en su conjunto.

En otras palabras, las personas intentamos satisfacer nuestras necesidades como individuos y como grupo, queramos o no. Para diseñar una buena reunión hay que tener esto en cuenta y tratar de convertirlo en una fuerza positiva, que aporte energia al logro de la tarea.